【ミニマリスト】紙からデータへ【自宅編】

こんばんは。モリケンタロウです。

ミニマリズムモードになってから、職場があらかた片付きました。紙媒体はほぼ残っておりません。

データは・・・一時的に「物置き」フォルダを作り、とりあえずそこに突っ込みました。これから暇を見つけて少しずつ仕分けを行なっていきます(ほとんど不要なデータかと思われます。普段いかに整理していなかったか・・・)

そしてデスクトップも多少カスタマイズしました。

まずデスクトップのショートカットアイコンをほぼ削除。今後極力アイコンを置かない(基本作業中の資料を置く)。

数クリックで目的の場所に行けるようにする。

ファイルやメールをカテゴリで分ける。

など・・・。

いままで何でこれやってなかったんだろうって事が多く、これだけでも今回整理した甲斐があったと思いました。

普段なにげなくやっている動作も、色々整理して考えると、

もっと楽にできる方法があるって事を知りました。

ショートカットを制するものは仕事を制すると言っても過言ではありません。

これからどんどんショートカットを覚えて、「楽」をしていこうと思います。

さて自宅にある書類について。

自宅には日々何かしらの書類が送られてきて、ヤツらはあっという間に僕らのスペースを奪っていきます。

後で確認しようと思ったが最後、次の瞬間にはそんな事忘れ、気がついたらヤツらに制圧されて、書類の山に・・・。

気が重くてまた放置して書類が溜まって・・・まさに負のスパイラルですね。

これに対抗するには、やまりこまめに書類を確認するしかなく、1日のこの時間は書類を確認を行うという習慣をつくってしまうのがベストかと思われます。

ただそんなマメな人はなかなかいないですよね。僕自身もその習慣を身につけるのはちょっと難しいと思いました。

なので、僕は「書類を見つけたらとりあえずPDF化運動」を発足しました。

活動は簡単。まず家中の書類を一箇所に集める。確認する。いらないものは捨てる。

家電等の説明書なんかはネットでPDFが落ちていないか確認する。落ちてたら保存して捨てる。

とにかく捨てる。

そして今後、書類を見つけたら即開封、あきらかなゴミならそのまま捨てる。

確認する必要がありそうなら、スキャンでPDF化して捨てる。

これで大半の書類をそのままゴミ箱へ葬ることができます。

スキャンがめんどくさい?

大丈夫です。今はわざわざスキャナーに紙を読み込ませる必要はありません。

お手持ちのスマホにアプリ「Adobe Scan」(無料)を入手して今すぐ書類にかざしてみましょう。

アプリが自動的に書類を認識して撮影、PDF化してくれます。

ガンガン書類を撮って、ガンガン減らしていきましょう。

(驚くべき事にこのアプリ、写真に撮った文書のやスクショやらもPDF化してくれます)

ただこのアプリではカテゴリ分けなどの整理が出来ないので、保存先であるAdobe Document cloudにログインして管理するか、別のクラウドへコピーする必要があります。

データにしても大切なのはPDF化したものをカテゴリに分けてしっかり管理する事です。

せっかく取り込んでも、そこが整理されていなければ、次に目にするのがいつのことになるかわかりませんので・・・。ファイル名をしっかり付けて管理しましょう。

僕は書類などのデータはiCloud Driveへコピーして保存しています。

もちろん「給与明細」「領収書・レシート」「契約書」「マニュアル」など、フォルダを作成して書類を整理する事も可能です。

ここでまた是非iPadを勧めさせていただきたいのです。

まず画面が大きいのでスキャンした書類が非常に見やすいです。スマホだとこうはいきません。

書類にマーカーを引いたり、手書きのメモも手軽に残せますので、素早くポイントを確認できたり、思考の整理をする事ができます。書類にメモを残すと、ある意味ウンザリしていた書類達にもう少し真剣に向き合う事ができ、自分の状況を把握する事ができます。

iPadはApple pencilでスクショなんかも非常に簡単にできるので、自分に必要な情報をガンガンiCloud Driveへ保存する事もできますよ。

いやぁ良い時代になりましたね。身の回りの書類をガンガンデータ化、整理、一箇所のクラウドに集めて、片付いた部屋でじっくりコーヒーでも飲みながら書類を確認しましょう。

そしてここを見れば書類が確認できる!って状態にしちゃいましょう。

ただ一点注意してほしい事があります。保証書や高額な家電を買った時のレシートなど、保証を受ける為に、中にはどうしても紙で保管しておかなければならないものがあります。

こういったものはスキャンして安心して捨てないように保管しておきましょう!

わたし
わたし

お片付けにより得られる効果についてはこちらの記事をご覧ください。

モノを手放す、その圧倒的な効果について【片付けの本当の意味】
こんばんは。モリケンタロウです。モノを手放すことについて。以前のモノが溢れていた部屋と比べてだいぶスッ...

コメント

タイトルとURLをコピーしました